Relógio meu, haverá alguém com menos tempo do que eu?


27 Janeiro 2021

Uma das queixas que mais ouço – e também uma queixa que eu própria deixo escapar tantas vezes – é a falta de tempo. É raro ouvir alguém dizer: “tenho tempo para fazer tudo o que preciso e quero”. Mas há quem consiga implementar os seus objectivos e intenções e concretizar tudo aquilo a que se propõe. Como? Através de uma boa gestão do tempo.

No século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto chegou à conclusão de que 80% do rendimento do seu país estava nas mãos de 20% da população. Só que essa regra não era só válida ali. A ideia de que a maioria dos resultados provêm de um pequeno número de factores tornou-se conhecida como a regra 80/20 e aplicável nos mais variados contextos:

– 20% dos tomateiros num jardim produzem 80% dos tomates

– 80% da poluição é causada por 20% dos países

– 80% das receitas de uma empresa provêm de 20% dos seus clientes

– 80% do total de vendas decorrem de 20% dos produtos

– 80% dos acidentes de trânsito são provocados por 20% dos condutores

– Usamos 20% das nossas roupas em 80% do tempo

O que é que isto tem a ver com gestão de tempo? Tudo. O tempo não estica, por isso, para optimizá-lo, devemos aplicar a regra 80/20: assegurar que estamos a concentrar a nossa atenção e tempo nos tais 20% de actividades que nos trazem mais resultados.

Como determinamos que actividades são essas? É isso que vamos ver a seguir, através de mais alguma teoria e de um exercício prático. Mas, antes disso, já ouviu falar da “Big Rocks Theory” (“Teoria das Pedras Grandes”)? Se já conhece, pode saltar esta parte e passar à próxima página. Se não, sugiro que leia o que vem a seguir (ou que procure no Youtube um dos vídeos que ilustram esta teoria).

A origem do conceito é desconhecida, mas foi popularizada por Stephen Covey no livro “The Seven Habits of Highy Effective People”. Deixo-vos aqui o conto que circula, porque acho que é uma forma poderosa de entender a mensagem.

Um dia, numa aula a um grupo de estudantes de gestão, um professor especialista em gestão de tempo pegou numa grande jarra e colocou-a em cima da mesa. De seguida, pegou em meia dúzia de pedras de média dimensão e foi-as colocando cuidadosamente, uma de cada vez, na jarra. Quando esta ficou cheia e não havia mais pedras para pôr, perguntou aos alunos: “A jarra está cheia?”. Todos responderam “sim”. “Está mesmo?”, questionou o professor.

De seguida, pegou num saco com pedras pequenas, que tinha escondido debaixo da mesa, e começou a deitá-las na jarra, abanando-a de modo a que estas encontrassem espaço e encaixassem entre as pedras maiores. Sorriu e perguntou novamente aos alunos: “A jarra está cheia?”. Os alunos começaram a perceber o “teste” e um deles respondeu: “provavelmente não”.

“Óptimo!”, disse o professor. Pegou noutro saco, desta vez com areia, e começou a vertê-la para a jarra, até que a areia se foi encaixando nos espaços entre as pedras maiores e as mais pequenas. Perguntou novamente: “a jarra está cheia?”. “Não”, responderam os alunos.

O professor pegou numa garrafa de água e começou a deitá-la no jarro, até este ficar completamente cheio. De seguida, perguntou aos seus alunos: “O que é que isto significa?”. Um deles levantou a mão e disse: “Quer dizer que não interessa quão cheia a nossa agenda está, se nos esforçarmos, conseguimos sempre encaixar mais qualquer coisa”.

“Boa resposta”, disse o professor, “mas não é isso que quer dizer”. “O que este exercício nos mostra é simples, mas poderoso: se não pusermos as pedras grandes primeiro, nunca vamos conseguir pô-las todas”.

As pedras grandes são as nossas prioridades, os nossos grandes objectivos de vida. O resto – as pedras pequenas, a areia e a água – são as restantes actividades do nosso dia-a-dia, por escala de importância. Se apenas enchermos a jarra com os elementos menos importantes, deixamos de fora as nossas prioridades.